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Economia | 22 luglio 2021, 15:00

Nuovo metodo di firma tramite pdf

Un numero sempre più crescente di aziende sta scegliendo di eliminare la carta a favore di alternative digitali. In particolare, la comoda firma pdf è al centro del fusso di lavoro senza carta.

Nuovo metodo di firma tramite pdf

Un numero sempre più crescente di aziende sta scegliendo di eliminare la carta a favore di alternative digitali. In particolare, la comoda firma pdf è al centro del fusso di lavoro senza carta. Le aziende che optano per le firme elettroniche tendono a vedere numerosi risultati positivi, dalla riduzione dei costi di creazione dei documenti a clienti più felici e fedeli. Se stai quindi pensando di introdurre le firme elettroniche nella tua organizzazione, ecco sette vantaggi che ti convinceranno:

1. Le firme elettroniche riducono i costi

In uno studio commissionato da Adobe, il 61% dei manager ha affermato che l'utilizzo delle firme elettroniche riduce i costi relativi ai documenti. Se si pensa alle risorse necessarie per l'elaborazione di documenti cartacei, in realtà questo dato non sorprende. In media, un dipendente utilizza due casse di carta all'anno e per un'azienda di 100 persone, ciò equivale ad un numero importante senza nemmeno tenere conto dello spazio di archiviazione, delle riparazioni della stampante, dell'inchiostro e così via. Naturalmente, i documenti che richiedono una firma elettronica costituiscono solo una parte della quantità totale di carta utilizzata da un'azienda media, ma ciò rappresenta comunque un grande risparmio di tempo, denaro e spazio.

2. Tempi di elaborazione dei documenti più rapidi

Il numero di ore che le firme elettroniche possono ridurre dai tempi di consegna dei documenti è davvero sbalorditivo. Con una firma tradizionale, sia i mittenti che i destinatari devono stampare e scansionare i documenti numerose volte. Se un contratto richiede più firme, questo processo richiede ancora più tempo. È normale quindi che i clienti mettano da parte i documenti finché non hanno il tempo e l'occasione - non tutti infatti hanno sempre una stampante a portata di mano - di stamparli e firmarli. Al contrario, le firme elettroniche possono essere apposte su un documento in pochi secondi senza necessità di stampare o scansionare.

3. Meno errori nei documenti

Quante volte un documento è stato dovuto rimandare indietro perchè non tutte le pagine erano state firmate oppure si è rovinato in qualche modo? Questo non accadrà mai quando si utilizza una firma pdf elettronica dato che, in automatico, saranno firmate tutte le pagine di interesse e non ci sarà modo di rovinare il documento digitale.

4. Maggiore fedeltà dei clienti

Le firme elettroniche non migliorano solo i processi interni dell'azienda, ma hanno anche un effetto positivo sull'esperienza del cliente, aumentando la soddisfazione e la fedeltà. Questo tipo di firma pdf offre infatti una serie di vantaggi ai clienti: per prima cosa, questi possono firmare da qualsiasi dispositivo, il che aggiunge un ulteriore livello di efficienza; inoltre, l'ulteriore sicurezza delle firme elettroniche rassicura i clienti che i contratti non andranno persi o smarriti.

5. Aumento produttività

Eliminare l'ingombrante e dispendioso processo di firma manuale dei documenti, specialmente quando sono richieste firme multiple, riduce significativamente l'attrito nel processo di approvazione. In particolare, le firme elettroniche accelerano anche le approvazioni interne. Possono essere necessari giorni per preparare un documento firmato che richiede firme a mano da diverse persone in un'organizzazione prima che possa essere inviato. Le firme elettroniche risolvono immediatamente questo problema.

6. Ritorno positivo sull'investimento (ROI)

Il ritorno sull'investimento sarà positivo sicuramente entro dodici mesi dall'adozione di un software di firma pdf elettronica, in alcuni casi anche prima. Solitamente, già la sola riduzione del costo della carta è sufficiente nel caso della maggior parte delle aziende per vedere un ritorno positivo.

7. Livelli di sicurezza più elevati

Le firme elettroniche sono senza dubbio più sicure delle firme a mano. Poiché le firme elettroniche sono solitamente accompagnate da una traccia di controllo digitale, composta da e-mail, certificati di firma, copie archiviate e così via, la veridicità è molto facile da verificare. È anche molto più difficile falsificare una firma elettronica rispetto a una scritta a mano.

Inoltre, non sorprende che le firme elettroniche siano molto migliori per l'ambiente rispetto alle alternative a penna e inchiostro. Le aziende che utilizzano le firme elettroniche hanno contribuito a ridurre il consumo di carta di centinaia di tonnellate e, di conseguenza, a salvaguardare molti alberi.

 

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